Een CI-project is pas klaar als je het teruggeeft

"Oh ja, goed verbeteridee voor de Productieafdeling. Laten we die bij Rik van CI neerleggen, die kan dat wel oppakken."

Herkenbaar?

Een geweldig idee. Groot potentieel. En wie mag het uitvoeren? Precies. De CI'er.

In mijn ogen is dit één van de meest gemaakte fouten binnen organisaties: alles wat met "continu verbeteren" te maken heeft, parkeren bij de CI-afdeling.

"We gaan er weer een CI-feestje van maken."

Maar continu verbeteren is geen afdeling. Het is een manier van werken. Iets wat je met de hele organisatie doet.

Hoe je dat goed neerzet, daar kom ik een andere keer op terug.

Want eerlijk is eerlijk: niet elke organisatie is daar al klaar voor. Daar heb je structuur, kennis en vooral motivatie voor nodig.

Dus stel dat je er (nog) voor kiest om CI-projecten bij de CI-afdeling neer te leggen, doe het dan in ieder geval goed.

Laten we een concreet voorbeeld nemen: een verbeterproject binnen de Productieafdeling van een fabriek.

Stap 1: De overdracht van de KPI's

Start met een 1-op-1 met de afdelingsmanager.

Niet om meteen oplossingen te bespreken, maar om scherp te krijgen waar het echt over gaat:

• Wat is het doel van dit project?
• Wat is de huidige situatie?
• Hoe ziet succes eruit?
• Verwacht je gedragsverandering?
• Welke KPI's worden geraakt?

En daar zit 'm de crux: KPI's.

Want zodra jij aan dit project gaat werken, ga je direct invloed uitoefenen op één of meerdere KPI's. Vaak met als doel om ze te verbeteren, hogere output, minder verlies, betere kwaliteit.

Dus er gaat iets gebeuren met die KPI.

En precies daarom wil jij als CI'er die KPI tijdelijk overnemen.

Niet alleen volgen, maar actief rapporteren.

In de praktijk betekent dat: de productiemanager legt de rapportage (tijdelijk) bij jou neer. En jij neemt het mee richting het team en het management.

Waarom?

Omdat jij degene bent die aan de knoppen zit. Jij ziet de acties, de voortgang en de effecten.

Laat je dit bij de manager liggen, dan ontstaat er ruis. Interpretatieverschillen. Verwarring.

En nog belangrijker: "de KPI overnemen" betekent niet alleen het getal.

Het betekent het hele systeem erachter:

• processen
• werkinstructies
• dagelijkse sturing
• afwijkingen

Alles.

Waarom dat belangrijk is, wordt zo duidelijk.

Stap 2: Stel je projectteam samen

Je gaat aan de slag. Maar je bent geen inhoudelijk expert van het proces.

Dus je eerste vraag aan de manager is simpel:

"Hoeveel uur kan ik iemand uit de operatie vrijmaken voor dit project?"

Je hebt iemand nodig uit het werkveld. Iemand die het proces door en door kent.

Daar bouw je je team omheen, idealiter aangevuld met:

• Finance (voor validatie van impact)
• Planning
• QA
• Learning & Development

Niet omdat het 'moet', maar omdat dit het verschil maakt tussen een leuk idee en een geborgde verbetering.

Stap 3: Bepaal je aanpak

Hoe ga je dit aanvliegen?

• Een snelle PDCA met A3?
• Of een uitgebreide DMAIC?
• Hoe vaak kom je samen?
• Werk je met check-ins en check-outs?

Maak dit vooraf duidelijk.

Zorg dat iedereen weet:

• wat de aanpak is
• wat er van hen verwacht wordt
• wanneer ze nodig zijn

Geen onduidelijkheid. Geen verrassingen.

Stap 4: Voer het project uit

Simpel gezegd: doen wat je hebt afgesproken.

Stap 5: Geef de KPI terug

Het project is afgerond.

Nieuwe werkinstructies liggen er. Mensen zijn meegenomen. De KPI beweegt de goede kant op.

En dan komt de belangrijkste stap, en degene die het vaakst vergeten wordt:

Geef de KPI terug.

Volledig.

Dat betekent:

• de manager pakt de rapportage weer op
• de afdeling wordt weer eigenaar
• jij stapt eruit

Waarom ik dit zo expliciet benoem?

Omdat ik te vaak zie dat verbeterprojecten blijven "hangen" bij de CI-afdeling.

Maar dat is niet de bedoeling.

CI beheert geen productie-KPI's. Dat doet de productie.

De rol van CI is niet om het over te nemen, maar om het beter te maken en terug te geven.

Pas dan is je project echt afgerond.

Want als het na afloop nog bij CI ligt, was het geen verbetering. Dan was het uitbesteden.